Family gathering corporate adalah momen istimewa di mana perusahaan mengajak seluruh karyawan beserta keluarganya untuk berkumpul, bersantai, dan menikmati kebersamaan di luar rutinitas pekerjaan. Acara ini memiliki tujuan yang jauh lebih dalam daripada sekadar liburan bersama. Melalui kegiatan ini, perusahaan berupaya mempererat hubungan antar karyawan, membangun komunikasi yang lebih baik antara manajemen dan staf, serta menciptakan suasana kekeluargaan yang berdampak positif pada produktivitas kerja.
Dalam dunia kerja yang penuh tekanan dan target, interaksi santai di luar kantor menjadi penyegar suasana. Apalagi jika keluarga karyawan turut dilibatkan, hubungan emosional yang terjalin akan semakin kuat. Namun, kesuksesan sebuah family gathering tidak datang begitu saja. Dibutuhkan perencanaan yang matang, koordinasi yang baik, dan perhatian mendetail agar acara family gathering berjalan lancar dan meninggalkan kesan mendalam bagi semua peserta. Berikut ini adalah beberapa yang perlu disiapkan untuk membuat acara family gathering corporate :
1. Menentukan Tujuan dan Konsep Acara
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan dari family gathering tersebut. Apakah tujuannya untuk merayakan pencapaian perusahaan, memperkuat teamwork, atau sebagai bentuk apresiasi kepada karyawan? Setelah tujuan jelas, tentukan konsep acara yang sesuai. Misalnya, konsep outdoor seperti outbound atau piknik keluarga, atau konsep indoor seperti gala dinner dan pertunjukan hiburan. Pemilihan konsep yang tepat akan memengaruhi keseluruhan suasana acara. Sesuaikan juga dengan kebutuhan mayoritas karyawan yang akan mengikutinya.
2. Menyusun Anggaran Secara Detail
Anggaran adalah fondasi perencanaan acara. Tanpa perencanaan anggaran yang baik, risiko pembengkakan biaya sangat besar. Buatlah daftar kebutuhan mulai dari sewa tempat, konsumsi, transportasi, hiburan, dokumentasi, hingga hadiah. Pastikan setiap pos pengeluaran memiliki estimasi biaya yang realistis. Sisihkan juga dana cadangan untuk mengantisipasi pengeluaran mendadak dan tak terduga.
3. Memilih Lokasi dan Tanggal yang Tepat
Lokasi harus dipilih dengan mempertimbangkan kenyamanan, aksesibilitas, dan kapasitas peserta. Jika pesertanya banyak, pilihlah tempat yang luas dengan fasilitas memadai seperti area bermain anak, ruang makan, dan tempat parkir yang cukup. Begitu juga dengan waktu pelaksanaan, penentuan tanggal juga harus dipilih dengan cermat, biasanya pada akhir pekan atau hari libur agar semua peserta bisa hadir tanpa mengganggu jadwal kerja.
4. Menyusun Rundown Acara
Rundown adalah peta perjalanan acara dari awal hingga akhir. Susunlah jadwal yang jelas, dimulai dari registrasi peserta, sambutan pembukaan, sesi permainan, makan bersama, hiburan, pembagian hadiah, hingga penutupan. Rundown yang terstruktur akan membantu panitia mengatur waktu dan memastikan semua kegiatan terlaksana dengan baik dan berkesan.
5. Menyiapkan Konsumsi
Makanan dan minuman menjadi salah satu faktor penting dalam kesuksesan acara. Pilih menu yang bervariasi agar sesuai dengan selera semua peserta. Jangan lupa memperhatikan peserta yang memiliki pantangan makanan atau alergi. Pastikan jumlah makanan cukup dan disajikan dengan kualitas terbaik.
6. Mengatur Transportasi
Jika lokasi family gathering berada di luar kota atau cukup jauh, siapkan transportasi bersama seperti bus atau travel. Tentukan titik kumpul dan jadwal keberangkatan yang jelas agar semua peserta tiba tepat waktu. Transportasi yang nyaman akan membuat peserta tiba di lokasi dengan semangat tinggi. Pemilihan transportasi yang baik juga salah satu antisipasi untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan yang membuat rundown mundur.
7. Menyediakan Hiburan dan Aktivitas Menarik
Hiburan menjadi daya tarik utama dalam family gathering. Sesi games keluarga, lomba antar divisi, pertunjukan musik, atau door prize akan membuat suasana semakin meriah. Aktivitas yang dirancang untuk melibatkan semua anggota keluarga akan meningkatkan interaksi dan kebersamaan. Dengan acara hiburan dan aktivitas menarik akan meninggalkan kesan yang baik juga bagi perusahaan tersebut.
8. Menyiapkan Dokumentasi Profesional
Momen berharga seperti ini perlu diabadikan dengan dokumentasi foto dan video yang berkualitas. Dokumentasi tidak hanya menjadi kenang-kenangan, tetapi juga dapat digunakan untuk konten media sosial atau laporan internal perusahaan. Dengan membawa dokumentasi profesional, panitia dan peserta tidak perlu lagi takut akan hasil dokumentasinya, sehingga bisa lebih fokus pada acara yang diselenggarakan.
9. Membentuk Panitia yang Solid
Panitia adalah motor penggerak acara. Pilih orang-orang yang memiliki tanggung jawab dan kemampuan koordinasi yang baik. Bagi tugas sesuai divisi, seperti konsumsi, logistik, acara, transportasi, dan dokumentasi. Koordinasi yang baik antar panitia akan mengurangi risiko kesalahan saat acara berlangsung.
Family gathering corporate adalah investasi penting untuk membangun budaya kerja yang positif. Melalui acara ini, perusahaan dapat menciptakan hubungan yang lebih akrab antara karyawan dan manajemen, memperkuat kerja sama tim, serta meningkatkan rasa memiliki terhadap perusahaan. Dengan persiapan yang matang dan eksekusi yang baik, acara ini akan menjadi pengalaman yang berkesan bagi semua pihak yang terlibat.
Menjadi panitia dan membuat acara family gathering memang bukan hal yang mudah, sedikit banyak tentunya akan mengganggu jam kerja. Excitus Event Organizer siap membantu mempersiapkan dan menyelenggarakan family gathering yang sukses dan berkesan sehingga panitia tidak terlalu terbebani dalam persiapan dan penyelenggaraan acaranya. Dengan pengalaman mengelola berbagai acara corporate, Excitus Event Organizer menyediakan konsep kreatif, fasilitas lengkap, dan tim profesional yang akan memastikan acara berjalan lancar. Hubungi WhatsApp Excitus Event Organizer sekarang untuk konsultasi gratis dan dapatkan penawaran terbaik untuk acara perusahaan Anda!
